Elektronischer Rechtsverkehr (ERV) und das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) sind in ihrer technischen Form die verschlüsselte Übertragung von Dokumenten. Bei Bürgerinnen und Bürgern ist die einzelne individuelle und persönliches Nutzung noch offensichtlich, da sich Eigentümer/in eines solchen eBO-Postfachs als natürliche Person einzeln und persönlich mit einem elektronischen Ausweis authentifizieren.

Bei Vereinen und Organisationen ist dies naturgemäß nicht ganz so offensichtlich wer wann wie eBO innerhalb eines Vereins nutzt bzw. nutzen darf. Mit dem nachfolgenden Informationen hoffen wir Nutzung und Bedeutung eines eBO-Postfachs für Vereine & Organisationen zu verdeutlichen.

Betreuungsvereine sind spätestens mit der Betreuungsrechtsreform ab Januar 2023 auch in den Betreuungssachen selbst direkter Ansprechpartner für Dritte. Der Verein delegiert die Arbeiten auf die angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wie die eine, eigene Geschäftsadresse des Vereins, gibt es auch nur ein eBO-Postfach für diesen Verein. Mit diesem ist der Verein im SAFE-Verzeichnisdienst eindeutig zu finden und kann durch Dritte (wie z.B. Gerichte, Anwälte, Rententräger usw.) angeschrieben werden.

Das eBO-Postfach ist in der Analogie das Pendant zum normalen Briefkasten am Haus. Der Zusteller wirft dort alle an den Verein adressierte Post ein. Jeder der vom Verein Zugang (=Schlüssel) zum Briefkasten erhalten hat, hat Zugriff auf den Inhalt des Briefkastens. Gleiches gilt für das eBO-Postfach. Jeder dem Sie durch Erteilung des Zutritts das eBO-Postfach öffnen, hat Zugriff auf die gesamte dort liegende Korrespondenz.

Wem Sie also den Schlüssel zu Ihrem Briefkasten geben bzw. Zutritt zu Ihrem eBO-Postfach gewähren, liegt in der Verantwortung Ihrer Organisation.

Ein eBO-Postfach ist zudem kein E-Mail-System bei dem Sie differenzierte Zugriffs-, Empfangs- und Senderechte vergeben können. Weder werden ein- und ausgegangene Sendungen auf den Servern der Justiz vorgehalten noch können Sie individuell Rechte für den Zugriff verteilen.

Ebenso wie ein Briefkasten ist ein eBO-Postfach auch nicht Sortier- und Ablageort für Korrespondenz sondern nur ein Ein- und Ausgangskorb in Union. Sortierung und Verwaltung der eingegangenen bzw. zu versendenden Dokumente erfolgt abseits davon z.B. mit einer Fachsoftware wie BdB at work.

Ein eBO-Postfach ersetzt nicht 1:1 E-Mail als Kommunikationsform. Eine eBO-Nachricht ist stets die verschlüsselte und sichere Übermittlung von Dokumenten und wird bei korrekter Verwendung zu einer Verbesserung der Verarbeitungsfähigkeit auch auf Empfängerseite z.B. bei Gerichten führen.

Das ERV System der Justiz unterscheidet zwischen natürlichen und juristischen Personen. Jeder Nutzer eines eBO-Postfachs muss sich persönlich authentifizieren.

Wenn Sie als Verein – und damit als juristische Person – unabdingbar mehr als nur ein Postfach  benötigen, beispielsweise weil Sie an unterschiedlichen Standorten tätig sind, so können Sie diese natürlich mit getrennten eBO.connect Verträgen von uns bekommen.

Theoretisch ließen sich auch individuelle Postfächer für alle im Verein tätigen Betreuer/innen anlegen. Hiervon ist jedoch grundsätzlich abzuraten, da dies zu einer deutlichen Menge an Mehrarbeit und Mehrkosten führt.

Ein Beispiel

Sie möchten für Ihre 10 im Verein tätigen Betreuer/innen jeweils ein Postfach haben. Dazu stehen zwei Lösungen bereit:

Jeder Betreuer, jede Betreuerin bekommt von Ihnen ein persönliches eBO-Postfach.
In diesem Fall wird jede Person sich für Ihr eigenes eBO-Postfach persönlich mit einem elektronischen Ausweis authentifizieren müssen. Die Adressierung/Benennung des einzelnen eBO-Postfaches erfolgt über den vollen Vor- und Zunamen nebst privater Anschrift der Mitarbeitenden. Eine Nennung des Vereines, z.B. in einer Art virtuellen zweiten Adresszeile ist nicht möglich! Kein Außenstehender kann an der Nennung „Max Mustermann, Bremen“ im Verzeichnis auf der Suche nach dem Vereinsbetreuer Mustermann erkennen, das die gelistete Privatperson Max Mustermann tatsächlich als Mitarbeiter des „Betreuungsvereins Leuchtturm“ arbeitet und angeschrieben werden soll.

Wenn sich Max Mustermann zudem entscheidet als Privatperson ebenfalls ein eBO-Postfach haben zu wollen, kollidieren diese Wünsche, da Herr Mustermann in diesem Fall mit zwei identisch adressierbaren Postfächern im ERV System vertreten wäre.

In diesen Fällen müssten über eine abweichende Geschäftsadresse bei der Einrichtung des Postfaches zumindest die Adresse (Strasse und Ort) des Vereins genutzt werden. Hierzu müssen Sie allerdings beachten, das KEINE zweite Adresszeile für die abweichende Geschäftsadresse bei der Authentifizierung als natürliche Person nutzbar ist. Sie können also nicht

Max Mustermann
Betreuungsverein Leuchtturm
Musterweg 1
12345 Musterstadt

angeben. Die Nennung der zweiten Zeile ist von der Justiz nicht vorgesehen. Eine Adressierung für den notwendigen PIN-Brief zur Freischaltung der Geschäftsadresse ist ausschließlich an Vor- und Nachname, Strasse und Ort gerichtet und muss dort zustellbar sein. Sollten nicht zufällig alle Mitarbeiter/innen am Briefkasten des Vereins namentlich vertreten sein, ist auch das vermutlich kaum umsetzbar.

Zusammengefasst ist diese Vorgehensweise zwar technisch machbar, führt aber im Alltag wegen der dann fehlenden Nennung des Vereins selbst zu großen Schwierigkeiten. Ob zudem eine solche Nutzung von Postfächern natürlicher Personen (der jeweiligen Mitarbeiter) als Mitarbeiter eines Vereins oder einer Organisation rechtlich tragfähig ist, sei dahingestellt.

Der Verein legt 10 Postfächer für sich als juristische Person an.
Als juristische Person erfolgt die Authentifizierung eines Postfachs für diesen Verein oder Organisation nicht online sondern durch einen Notar. Da sich hierzu die vertretungsberechtige Person entsprechend persönlich als vertretungsberechtigt ausweisen muss, können hierbei auch abweichende Namensteile für die Listung im ERV System verwendet werden.

In der Tat könnte man hier für jeden Mitarbeiter ein Postfach mit entsprechender namentlicher Nennung des Mitarbeiters plus des Vereinsnamens erstellen und beim Notar z.B. durch den Geschäftsführer des Vereins authentifizieren und freischalten lassen.

Dieser Vorgang müsste dann für jedes Postfach einzeln durchgeführt werden. Und das ein Notar hierzu pro Vorgang abrechnet, wären hier 10 x Verfahrensgebühr zu zahlen. Zudem ist für jede Änderung z.B. wegen Namensänderung einer Person durch Heirat oder neue Mitarbeiter/innen ein weiterer (kostenpflichtiger) Notarbesuch unabdingbar.

Das ERV System der Justiz sieht derzeit nicht vor, das eine juristische Person wie ein Verein oder eine Organisation für mehrere Personen Postfächer betreibt.

Jeder rechtlichen Person, also jeder natürlichen oder juristischen Person, soll ein eBO-Postfach zugeordnet werden. Damit soll sichergestellt werden, dass als Ersatz für die reguläre Postzustellung nun die Übertragung mittels verschlüsselter Dokumentübertragung erfolgen kann.

Eine Aufteilung von dem Verein oder der Organisation zuzuordnenden Korrespondenz auf persönliche (und damit private) Postfächer der Mitarbeiter ist dabei nicht nur rechtlich fraglich, sondern wegen der fehlenden eindeutigen Adressierbarkeit auch im Alltag extrem schwer durchzusetzen.

Der Betrieb gleich mehrerer Postfächer durch den Verein als juristische Person ist hingegen zwar eindeutig adressierbar und damit technisch machbar, bringt aber neben erheblichen zusätzlichen Kosten für Lizenzierung und Authentifzierung auch eine nicht zu vernachlässigende Menge an Mehrarbeit bei der Verwaltung und den Betrieb dieser Postfächer mit sich.

Juristische Personen wie Vereine, Firmen und Organisationen erhalten von uns stets ein individuelles Angebot für die Nutzung von eBO.connect. Gerne beraten wir Sie darüber hinaus auch zu Ihren Fragen rund um Ihre eBO-Nutzung. Fordern Sie einfach unser unverbindliches Angebot an.